Cloud Archiving
Cloud Archiving
Cloud Archiving biedt bedrijven de mogelijkheid om al hun digitale communicatie en belangrijke bestanden op effectieve wijze op te slaan en te beheren. Alle zakelijke communicatie wordt opgeslagen in het originele formaat en kan op elk moment snel en gemakkelijk worden gezocht en opgehaald.
Al uw e-mails worden gearchiveerd zonder dat u een e-mailclient of serversoftware hoeft te installeren. De operationele kosten blijven hierdoor laag en voorspelbaar. De Cloud Archiving Service biedt onbeperkte opslagruimte per gebruiker. U betaald enkel voor het aantal gebruikers van wie de e-mail moet worden gearchiveerd. Er zijn geen kosten verbonden aan het bewaren van gegevens in inactieve mailboxen, het importeren van bestaande gegevens in de service of het exporteren van gegevens indien nodig.
Wanneer is e-mail archiveren verplicht
Elke onderneming, dus ook een zzp’er, is verplicht om e-mail te archiveren. Niet alleen door de hoeveelheden e-mails is het noodzakelijk geworden om al deze digitale informatie zorgvuldig te beheren en te archiveren. Ook worden er steeds hogere eisen gesteld aan IT processen. Bedrijven zijn wettelijk verplicht om hun e-mailberichten, maar ook boeken, documenten en andere digitale data zoals elektronische bankafschriften, agenda’s, correspondentie, software en databestanden te bewaren. Zodra een e-mail informatie bevat die voor het werk van belang is, moet deze gearchiveerd worden. De wettelijke bewaarplicht voor het bewaren van facturen en overeenkomsten is zeven jaar. Dit maakt e-mail archivering geen vrijblijvende aangelegenheid, maar een noodzakelijkheid.
Integratie
Cloud Archiving kan worden geïntegreerd met Office 365, Exchange en andere e-maildiensten om een compleet cloud gebaseerd archief te bieden zonder dat extra hardware of software voor de klant vereist is. Dankzij een multifunctionele invoegtoepassing voor Outlook, mobiele apps voor iOS en Android en een speciale webinterface kunnen eindgebruikers alle berichten ophalen en herstellen die ooit zijn verzonden of ontvangen, zelfs als ze van de e-mailserver zijn verwijderd. Door uw email in de cloud op te slaan voorkomt u problemen met opslag op lokale servers en overbelasting van de lokale e-mailinfrastructuren.
Waarom geen Backup als archief
Kan dan de backup niet als archief worden gebruikt? Die hebben we toch al. Ja, het zou kunnen, maar er kleven wel twee bezwaren aan:
Zoeken in backups is (heel) lastig. Backups zijn slecht doorzoekbaar. Bewaarde administratie moet in te zien zijn, en dat is met backups maar beperkt het geval.
Backups worden niet geconverteerd (archieven wel). Een echt archief wordt meegenomen bij een eventuele conversie naar een nieuw systeem. Een backup wordt nooit geconverteerd. Dus wanneer het bedrijf overschakelt op een nieuw systeem, is de backup waardeloos. Voor de backup is dat misschien niet zo van belang, maar voor een ‘backup-als-archief’ wel.
Voordelen Cloud Archiving Service
- Eenvoudige prijs per gebruiker zonder extra kosten
- Geen hardware of software vereist
- Geautomatiseerde setup voor snelle implementatie
- Outlook-invoegtoepassing voor gecombineerd zoeken in postvakken en archieven
- Mobiele apps voor toegang vanaf Android en iOS
- Geautomatiseerde detectie en import van PST’s
Cloud Archiving is onderdeel van de Barracuda Essentials services en zeer geschikt om gecombineerd met Office365 Backups, Inbox Defense en Email Security af te nemen.
